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34个常用Excel小技巧,你离高手更近一步!

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发表于 2020-1-15 15:21:20 | 显示全部楼层 |阅读模式

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技巧1:单元格内强制换行
在单元格中某个字符后按alt+回车键,即可强制把光标换到下一行中。
image.jpg 技巧2:锁定标题行
选取第2行,视图 - 冻结窗格 - 冻结首行(或选取第2行 - 冻结窗格)冻结后再向下翻看时标题行始终显示在最上面。
image.jpg 技巧3:打印标题行
如果想在打印时每一页都显示标题,页面布局 - 打印标题 - 首端标题行:选取要显示的行
image.jpg 技巧4:查找重复值
选取数据区域 - 开始 - 条件格式 - 突出显示单元格规则 - 重复值。
image.jpg
显示效果:
image.jpg 技巧5:删除重复值
选取含重复值的单元格区域,数据 - 删除重复值。
image.jpg 技巧6:快速输入对号√
在excel中输入符号最快的方式就是利用 alt+数字 的方式,比如输入√,你可以:按alt不松,然后按小键盘的数字键:41420
技巧7:万元显示
在一个空单元格输入10000(建议设置数字格式和边框) - 复制它 - 选择性粘贴 - 运算:除
image.jpg
转换后
image.jpg 技巧8:隐藏0值
表格中的0值如果不想显示,可以通过:文件 - excel选项 - 高级 - 在具有零值的单元格
image.jpg 技巧9:隐藏单元格所有值。
如果要隐藏单元格的值,选取该区域,右键 - 设置单元格格式 - 数字 - 自定义 - 右侧文本框中输入三个分号 ;;;
image.jpg 技巧10:单元格中输入00001
如果在单元格中输入以0开头的数字,可以输入前把格式设置成文本格式,如果想固定位数(如5位)不足用0补齐,可以:
选取该区域,右键 - 设置单元格格式 - 数字 - 自定义 - 右侧文本框中输入 00000
输入1即可显示00001
image.jpg 技巧11:按月填充日期
日期所在单元格向下拖动复制后,打开粘贴列表,选取“以月填充”
image.jpg 技巧12:合并多个单元格内容
把列宽调整成能容易合并后字符,然后选取合并的区域 - 开始 - 填充 - 两端对齐
image.jpg
合并后:
image.jpg 技巧13:防止重复录入
选取要防止重复录入的单元格区域,数据 - 有效性 - 自定义 - 公式:
image.jpg
如果重复录入,会提示错误并清除录入内容
image.jpg 技巧14:公式转数值
选取公式所在区域,复制 - 粘贴 - 粘贴为数值
image.jpg 技巧15:小数变整数
选取数字区域,ctrl+h打开替换窗口,查找 .* ,替换留空 然后点全部替换即可。
image.jpg 技巧16:快速插入多行
当你选取行并把光标放在右下角,按下shift键时,你会发现光标会变成如下图所示形状。
image.jpg
这时你可以向拖拉
image.jpg
你会发现你拖多少行,就会插入多少个空行。这种插入方法比选取一定数量的行再插入更加灵活。
技巧17:两列互换
在下面的表中,选取C列,光标放在边线处,按shift同时按下鼠标左键不松,拖动到B列前面,当B列前出现虚线时,松开鼠标左键即完成互换。
放在边线
image.jpg
按左键不松拖动到B列前
image.jpg
完成
image.jpg 技巧18:批量设置求和公式
选取包括黄色行列的区域,按alt 和=(按alt键不松再按等号)即可完成求和公式的输入。
技巧19:同时查看一个excel文件的两个工作表
视图 - 新建窗口

设置重排窗口
image.jpg
排列方式
image.jpg
重排后效果
image.jpg 技巧20:同时修改多个工作表
按shift或ctrl键选取多个工作表,然后在一个表中输入内容或修改格式,所有选中的表都会同步输入或修改。这样就不必逐个表修改了。
技巧21:恢复未保存文件
打开路径:C:UsersAdministratorAppDataRoamingMicrosoftExcel ,在文件夹内会找到的未保存文件所在的文件夹,如下图所示。
image.jpg
打开文件夹,未保存的文件就找到了。打开后另存就OK!
image.jpg
为什么我测试没有恢复成功?你是怎么知道恢复文件的路径的?先看一个界面,看过你就明白了。
文件 - excel选项 - 保存
image.jpg 技巧22:给excel文件添加打开密码
excel文件 - 信息 - 保护工作簿 - 用密码进行加密。
image.jpg 技巧23:快速关闭所有excel文件
按shift键不松,再点右上角关闭按钮,可以关键所有打开的excel文件。
image.jpg 技巧24:制作下拉菜单
例:如下图所示,要求在销售员一列设置可以选取的下拉菜单。
image.jpg
分析:在excel里制作下拉菜单有好几种方法,我们这里是介绍用数据有效性设置下拉菜单,设置步骤:
步骤1:选取销售员一列需要设置下拉菜单的单元格区域(这一步不能少),打开数据有效性窗口(excel2003版数据菜单 - 有效性,excel2007和2010版本 数据选项卡 - 数据有效性 - 数据有效性),在窗口中的“设置”选项卡里选“序列”。
image.jpg
步骤2:在来源输入框里我们需要设置下拉菜单里要显示的内容,有两种设置方法。
1. 直接输入法。在来源后的框里输入用“,”(英文逗号)连接的字符串:张一,吴汉青,刘能,将文胜,李大民
image.jpg
2. 引用单元格的内容法。如果销售员在单元格B4:B8区域里,在“来源”后输入或点框最后的折叠按钮选这个区域。如下图所示。
image.jpg
进行如上设置后,我们就可以在销售员一列看到下拉菜单了。
技巧25:二级联动下拉
例:如下图所示,在手机列输入或选取苹果,型号下拉里会显示所有苹果手机的所有型号,如果手机列输入三星,在型号列下拉菜单显示所有三星的型号。
手机列选苹果:
image.jpg
手机列选取三星:
image.jpg
同学们应该明白什么是二级下拉联动菜单了,还等什么,我们一起开始制作吧。
操作步骤:
步骤1:设置数据源区域。就是把手机名称和型号整理成如下图格式备用,存放的位置随意。
image.jpg
步骤2:批量定义名称。选取手机名称和型号区域后,打开指定名称窗口(excel2003版里,插入菜单 - 名称 - 指定,07和10版 公式选项卡 - 定义的名称组 - 根据所选内容创建),选取窗口上的“首行”复选框。如下图所示。
image.jpg
步骤3:设置数据有效性。选取型号列,打开数据有效性窗口(打开方法见昨天的教程),在来源中输入=indirect(D5)
image.jpg
进行如下设置后,二级联动菜单设置完成。
技巧26:删除空白行
选取A列区域 - ctrl+g打开定位窗口 - 空值 - 删除整行
image.jpg 技巧27:表格只能填写不能修改 image.jpg
操作步骤
步骤1:按ctrl键,选取所有黄色的区域,然后按ctrl+1(数字1)打开“单元格格式”窗口,在锁定选项卡中,去掉“锁定”前面的勾选。
image.jpg
步骤2:保护工作表。excel2003版工具菜单 - 保护 - 保护工作表。excel2010版审阅选项卡 - 保护工作表。
按上述步骤操作后,你试着修改黄色区域单元格:ok。你试着在黄色之外的区域修改或插入行/列,就会弹出如下图所示的提示。
image.jpg 技巧28:文字跨列居中显示
如果你不想合并单元格,又想让文字跨列显示。可以选取多列 - 右键设置单元格格式 - 对齐 - 水平对齐 - 跨列居中。
image.jpg
显示后效果
image.jpg 技巧:29:批量隐藏和显示批注
打开审阅选项卡,点击“显示所有批注”
image.jpg 技巧30:解决数字不能求和
数据导入Excel中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐,而文本是左对齐的),即使是重新设置单元格格式为数字也无济于事。
下面的方法可以帮你快速转换成可以计算的数字
选取数字区域,第一个单元格一定是包括数字的,而且单元格左上方有绿三角,选取后打开绿三角,点转换为数字。如下图所示
image.jpg 技巧31:隔行插入空行
隔行插入是一个古老但又不断有人提问的话题,网上已有很多相关的教程,今天兰色录了一段动画,演示隔行插入的步骤。
下面的演示分为两部分:
1. 隔行插入空行
2. 分类前插入空行
注:演示过程中打开定位窗口的组合键是 ctrl + g
image.jpg 技巧32:快速调整最适合列宽
选取多行或多行,双击其中一列的边线,你会发现所有行或列调整为最适合的列宽/行高。
image.jpg 技巧33:快速复制公式
双击单元格右下角,你会发现公式已复制到表格的最后面。
技巧34:合并单元格筛选
含合并单元格表格
image.jpg
如果直接筛选会出现下面的情况。(只筛选出第一条)
image.jpg
如果想实现正确的筛选结果,需要对表格A列动一下手术。
第一步:复制A列到E列。
第二步:取消A列合并
image.jpg
第三步:选取A列,CTRL+G定位 - 空值,在编辑栏中输入=A2,再按CTRL+Enter完成填充
image.jpg
第四步:复制A列,粘贴成数值(公式转换成数值)
image.jpg
第五步:用格式刷把E列的格式刷到A列,恢复A列的合并格式。
image.jpg
“手术”完成后,就可以正常筛选了,如下图所示。
image.jpg






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