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Excel达人之路,良好的工作习惯是基础

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发表于 2020-1-24 16:57:38 | 显示全部楼层 |阅读模式

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许多同事在刚步入职场时,很想快速提高Excel水平,经过一段时间摸索和学习,却发现进步效果并不明显。小编本人也曾很苦恼,跟几位身边的大牛请教后,总结出相对一致的观点:想要成为Excel达人,既要有扎实的基本功,又要多操作实践。

这里的基本功,不仅要求大家对常用的快捷键、函数公式等烂熟于胸,更要养成一种制作Excel表格的良好工作习惯,这将会有效避免常见问题,有助于提高工作效率。

1
做表前:调整格式,数据清洗
如果是新建的一张空白工作表,在开始制作前,建议先将表格格式按照最终呈现时所要求的格式调整好,主要是字体、字号、对齐方式、边框和颜色等,避免在制作过程中,反复调格式,浪费时间。

如果是需要处理其他人发送来的工作表,在数据统计前,要注意先清洗数据,借助数据透视表,检查是否满足同一事物有且仅有唯一名称,将表格中不必要的空格,以替换的方式,统一剔除。此外,表格中已合并的单元格,会对数据统计操作带来不便,建议先取消单元格合并。

2
过程中:预留行列,数据同簿
在表格制作过程中,要预留标题行、日期行、表格说明行以及序号列,并且通常需要在数据的最后一列预留备注列,便于添加备注信息。注意:随时保存当前制作的工作表,避免误删等意外情况。

当工作表中含有公式引用时,被引用的数据源要放在与当前工作表相同的工作簿中,这样表格发给其他人后,可以避免数据无法正常显示的问题。

3
检查时:关注细节,数据保护
大家在刚做完表格后,不要以为大功告成了,着急提交,务必要对表格做细致检查。多问自己几个问题:格式有没有统一?数据有没有按照规定顺序排列?序号有没有错乱?

确保没有细节问题且数据内容不再修改后,可以对表格做适当美化,比如同类单元格合并、标记颜色等。对于不希望被改动的内容,要注意设置“保护工作表”。

4
打印前:设置页面,美观大方
电子版表格制作完毕后,要做好“随时可以打印”的准备,在打印预览中查看行高与列宽是否合适,文字大小是否影响阅读;在页面设置中调整页边距和居中方式;如果表格有多页,还要注意设置打印标题行。

养成良好的做表习惯,在工作中一点一滴地积累技能,多参加操作实战,你也可以走上Excel达人之路。









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