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WPS表格14招必学秘技

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发表于 2020-1-28 15:23:39 | 显示全部楼层 |阅读模式

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    如果你觉得平时无数次重复的得心应手的WPS操作不过如此,那么下面告诉你,WPS表格可以做到的更多、更专业。
    一、让不同类型数据用不同颜色显示在工资表中,如果想让大于等于2000元的工资总额以“红色”
    显示,大于等于1500元的工资总额以“蓝色”显示,低于1000元的工资总额以“棕色”显示,其它以“黑色”显示,我们可以这样设置。
    1.打开“工资表”工作簿,选中“工资总额”所在列,点击“开始选项卡→格式→条件格式”命令,打开“条件格式”对话框。单击第二个方框右侧的下拉按钮,选中“大于或等于”选项,在后面的方框中输入数值“2000"。单击“格式”按钮,打开“单元格格式”对话框,将“字体”的“颜色”设置为“红色"。
    2.按“添加”按钮,并仿照上面的操作设置好其它条件(大于等于1500,字体设置为“蓝色”;小于1000,字体设置为“棕色")。
    3.设置完成后,按下“确定”按钮。
    看看工资表吧,工资总额的数据是不是按你的要求以不同颜色显示出来了。
    二、建立分类下拉列表填充项我们常常要将企业的名称输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。
    1.在Sheet2中,将企业名称按类别(如“工业企业”、“商业企业”、“个体企业”等)分别输入不同列中,建立一个企业名称数据库。
    2.选中A列(“工业企业”名称所在列),在“名称“栏内,输入“工业企业”字符后,按“回车”键进行确认。
    仿照上面的操作,将B、C.…….列分别命名为“商业企业”、“个体企业…3.切换到Sheet1中,选中需要输入“企业类别”的列(如C列),点击“数据选项卡→有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业”,“商业企业”,“个体企业”…….序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。
    再选中需要输入企业名称的列(如D列),再打开“数据有效性”
    对话框,选中“序列”选项后,在“来源”方框中输入公式:
    =INDIRECT(C1),确定退出。
    4.选中C列任意单元格(如C4),单击右侧下拉按钮,选择相应的“企业类别”填入单元格中。然后选中该单元格对应的D列单元格(如D4),单击下拉按钮,即可从相应类别的企业名称列表中选择需要的企业名称填入该单元格中。
    提示:在以后打印报表时,如果不需要打印“企业类别”列,可以选中该列,右击鼠标,选“隐藏”选项,将该列隐藏起来即可。
    三、让数据按需排序如果你要将员工按其所在的部门进行排序,这些部门名称既的有关信息不是按拼音顺序,也不是按笔画顺序,怎么办?可采用自定义序列来排序。
    1.点击左上角“WPS表格→选项”命令,打开“选项”对话框,进入“自定义序列”标签中,在“输入序列”下面的方框中输入部门排序的序列(如“机关,车队,一车间,二车间,三车间”等),单击“添加”
    和“确定”按钮退出。
    2.选中“部门”列中任意一个单元格,点击“数据→排序”命令,打开“排序”对话框,单击“选项”按钮,弹出“排序选项”对话框,按其中的下拉按钮,选中刚才自定义的序列,按两次“确定”按钮返回,所有数据就按要求进行了排序。
    四、把数据彻底隐藏起来工作表部分单元格中的内容不想让浏览者查阅,只好将它隐藏起来了。
    1.选中需要隐藏内容的单元格(区域),“右键→单元格格式”命令,打开“单元格格式”对话框,在“数字”标签的“分类”下面选中“自定义”选项,然后在右边“类型”下面的方框中输入";;"(三个英文状态下的分号)。
    2.再切换到“保护”标签下,选中其中的“隐藏”选项,按“确定”按钮退出。
    3.点击“审阅选项卡→保护工作表”命令,打开“保护工作表”
    对话框,设置好密码后,“确定”返回。
    经过这样的设置以后,上述单元格中的内容不再显示出来,就是使用WPS表格的透明功能也不能让其现形。
    提示:在“保护”标签下,请不要清除“锁定”前面复选框中的“v”号,这样可以防止别人删除你隐藏起来的数据。
    五、表头下面衬张图片点击“插入选项卡→页眉和页脚→自定义页眉”命令,打开“页眉”
    对话框,选中”插入图片“,找到需要作为背景的图片后,按下“打开”按钮,点击”打印预览“可以看到将图片衬于整个工作表下面。
    六、用连宇符“&”来合并文本如果我们想将多列的内容合并到一列中,不需要利用函数,一个小小的连字符“&”就能将它搞定(此处假定将B、C、D列合并到一列中)。
    1.在D列后面插入两个空列(E、F列),然后在E1单元格中输入公式:=B1&C1&D1。
    2.再次选中E1单元格,用“填充柄”将上述公式复制到E列下面的单元格中,B、C、D列的内容即被合并到E列对应的单元格中。
    3.选中E列,点击“复制”操作,然后选中F列,点击“右键→选择性粘贴”命令,打开“选择性粘贴”对话框,选中其中的“数值"
    选项,按下“确定”按钮,E列的内容(不是公式)即被复制到F列中。
    4.将B、C、D、E列删除,完成合并工作。
    提示:完成第1、2步的操作,合并效果已经实现,但此时如果删除B、C、D列,公式会出现错误。故须进行第3步操作,将公式转换为不变的“值”。
    七、WPS表格帮你选函数在用函数处理数据时,常常不知道使用什么函数比较合适。
    点击“公式选项卡→插入函数”命令,打开“插入函数”对话框,在“选择类别”可快速确定所需要的函数类别,方便查找。
    八、为单元格快速画边框点击”开始选项卡-字体组-绘制边框“可以直接快速画边框,点击旁边的下拉菜单可以选择边框的样式。
    提示:如果画错了边框,没关系,选中绘制边框’旁边下拉箭头-“擦除边框”按钮,然后在错误的边框上拖拉一下,就可以清除掉错误的边框。
    九、控制特定单元格输入文本的长度你能想象当你在该输入四位数的单元格中却填入了一个两位数,或者在该输入文字的单元格中你却输入了数字的时候,WPS 表格就能自动判断、即时分析并弹出警告,那该多好啊!要实现这一功能,对WPS表格来说,也并不难。
    例如我们将光标定位到一个登记“年份”的单元格中,为了输入的统一和计算的方便,我们希望“年份”都用一个四位数来表示。
    所以,我们可以单击“数据”选项卡的“有效性”。在“设置”卡片“有效性条件”的“允许”下拉菜单中选择“文本长度”。然后在“数据”
    下拉菜单中选择“等于”,且“长度”为“4”。同时,我们再来到“出错警告”卡片中,将“输入无效数据时显示的出错警告”设为“停止",并在“标题”和“错误信息”栏中分别填入“输入文本非法!”和“请输入四位数年份。”字样。
    很显然,当如果有人在该单元格中输入的不是一个四位数时,WPS表格就会弹出示的警告对话框,告诉你出错原因,并直到你输入了正确“样式”的数值后方可继续录入。神奇吧?其实,在WPS表格的“数据有效性”判断中,还有许多特殊类型的数据格式可选,比如“文本类型”,“序列大小”,“时间远近”。
    十、成组填充多张表格的固定单元格我们知道每次打开WPS表格,软件总是默认打开多张工作表。
    由此就可看出WPS表格除了拥有强大的单张表格的处理能力,更适合在多张相互关联的表格中协调工作。要协调关联,当然首先就需要同步输入。因此,在很多情况下,都会需要同时在多张表格的相同单元格中输入同样的内容。
    那么如何对表格进行成组编辑呢?首先我们单击第一个工作表的标签名“Sheet1",然后按住Shift键,单击最后一张表格的标签名“Sheet3"(如果我们想关联的表格不在一起,可以按住Ctrl 键进行点选)。在需要一次输入多张表格内容的单元格中随便写点什么,我们发现,选中所有表格的同一位置都显示出相应内容了。
    十一、改变文本的大小写在WPS表格中,为表格处理和数据运算提供最强大支持的不是公式,也不是数据库,而是函数。不要以为WPS表格中的函数只是针对数字,其实只要是写进表格中的内容,WPS表格都有对它编辑的特殊函数。例如改变文本的大小写。
    在WPS表格中,至少提供了三种有关文本大小写转换的函数。
    它们分别是:“=UPPER(源数据格)”,将文本全部转换为大写;“=LOWER(源数据格)”,将文本全部转换成小写;"=PROPER(源数据格)”,将文本转换成“适当”的大小写,如让每个单词的首字母为大写等。例如,我们在一张表格的A1单元格中输入小写的“wps”,然后在目标单元格中输入“=UPPER(A1)",回车后得到的结果将会是“WPS"。同样,如果我们在A3单元格中输入“mr.weiwei”,然后我们在目标单元格中输入“=PROPER(A3)",那么我们得到的结果就将是“Mr.Weiwe”了。
    十二、提取宇符串中的特定宇符除了直接输入外,从已存在的单元格内容中提取特定字符输入,绝对是一种省时又省事的方法,特别是对一些样式雷同的信息更是如此,比如员工名单、籍贯等信息。
    如果我们想快速从A4单元格中提取称谓的话,最好使用“=RIGHT(源数据格,提取的字符数)”函数,它表示“从A4单元格最右侧的字符开始提取2个字符”输入到此位置。当然,如果你想提取姓名的话,则要使用“=LEFT(源数据格,提取的字符数)”函数了。
    还有一种情况,我们不从左右两端开始,而是直接从数据中间提取几个字符。比如我们要想从A5单元格中提取“武汉”两个字时,就只须在目标单元格中输入“=MID(A5,4,2)"就可以了。意思是:在A5单元格中提取第4个字符后的两个字符,也就是第4和第5两个字。
    十三、把基数词转换成序数词将英文的基数词转换成序数词是一个比较复杂的问题。因为它没有一个十分固定的模式:大多数的数字在变成序数词都是使用的“th"
    后缀,但大凡是以“1”、“2”、“3”结尾的数字却分别是以“st”、"nd"
    和“rd”结尾的。而且,“11"、“12”、“13°这3个数字又不一样,它们却仍然是以“th”结尾的。因此,实现起来似乎很复杂。其实,只要我们理清思路,找准函数,只须编写一个公式,就可轻松转换了。
    不信,请看:“=A2&IF(OR(VALUE(RIGHT(A2,2)={11,12,13),"th"IF(OR(VALUE(RIGHT(A2))={1,2,3,},CHOOSE(RIGHT(A2),"st","
    nd","rd"),"th"))"。该公式尽管一长串,不过含义却很明确:①如果数字是以“11"、“12”、“13”结尾的,则加上“th"后缀;②如果第1原则无效,则检查最后一个数字,以“1”结尾使用“st”、以“2”
    结尾使用“nd”、以“3”结尾使用“rd";③如果第1、2原则都无效,那么就用“th"。因此,基数词和序数词的转换实现得如此轻松和快捷。
    十四、计算单元格中的总宇数有时候,我们可能对某个单元格中字符的数量感兴趣,需要计算单元格中的总字数。要解决这个问题,除了利用到"SUBSTITUTE"
    函数的虚拟计算外,还要动用“TRIM"函数来删除空格。比如现在A1单元格中输入有“how many words?”字样,那么我们就可以用如下的表达式来帮忙:
    "=IF(LEN(A1)=0,0,LEN(TRIM(A1)-LEN(SUBSTITUTE(TRIM(A1),",","“))+1)"
    该式的含义是先用“SUBSTITUTE”函数创建一个新字符串,并且利用“TRIM"函数删除其中字符间的空格,然后计算此字符串和原字符串的数位差,从而得出“空格”的数量,最后将空格数+1,就得出单元格中字符的数量了。





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