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会计人提高表格输入速度十大绝招

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发表于 2020-1-28 20:18:14 | 显示全部楼层 |阅读模式

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    因工作的需要,常常用表格处理大量的表格文档,感到一个最头痛的问题就是文本的录入,录入速度不高不得不常常加班加点地干,才能勉强完成老板交给的任务。分享一些能提高表格输入速度的小招式,拒绝加班收藏起来吧!(Excel同样适用)第一招--内嵌序列法。
    如果你经常需要输入一些有规律的序文本,如数字(1、2...…、日期(1日、2日……)等,可以利用EXCEL内嵌的序列来实现其快速输入:
    先在需要输入序列文本的第1、第2两个单元格中输入该文本的前两个元素(如“甲、乙”)。同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时,按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单元格后,松开左键,则该序列的后续元素(如“丙、丁、戊.……”)依序自动填入相应的单元格中。
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    第二招--右键拖拉法。
    有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:2、4、8...…),我们可以用右键拖拉的方法来完成:
    先在第1、第2两个单元格中输入该序列的前两个数值(2、4。
    同时选中上述两个单元格,将鼠标移至第2个单元格的右下角成细十字线状时,按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单元格,松开右键,此时会弹出一个菜单(如图),选“等比序列“选项,则该序列(2、4、8、16....)及其”单元格格式“分别输入相应的单元格中(如果选“等差序列”,则输入2、4、6、8.....。
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    第三招--定义序列法。单位里职工的姓名是经常需要输入的,有的职工姓名中含有生僻的字输入极为困难,如果我们一次性定义好“职工姓名序列”,以后输入就快多了:
    将职工姓名输入连续的单元格中,并选中他们,点击左上角WPS表格-选项打开”选项“对话框,在自定义序列选项卡下粘贴名字,之间用半角的逗号隔开,点击添加。回到表格,输入王一后,直接用“填充柄“快速填入后续的单元格中。
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第五招--批量添加内容如果要为整列数据添加相同内容。只要旁边的单元格式输入=A1&“需要添加的内容”
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    第六招--输入特殊符号一次替换法。
    有时候我们在一张工作表中要多次输入同一个文本,特别是要多次输入一些特殊符号(如),非常麻烦,对录入速度有较大的影响。这时我们可以用一次性替换的方法来克服这一缺陷:
    先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母(如X。
    注意:不能是表格中需要的字母),等表格制作完成后,用“替换”
    命令(或按Ctrl+H键),打开“替换”对话框。在“查找内容“下面的方框中输入代替的字母"X",在“替换值“下面的方框中输入“兴",按"全部替换“按钮,一次性全部替换完毕(这样做表格中所有的x都被替换掉,且鼠标可以选定在任何单元格中。
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    第七招--快速复制法。
    有时后面需要输入的文本前面已经输入过了,可以采取快速复制(不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V)的方法来完成输入:
    如果多个单元格需要输入同样的文本,我们可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标点击需要输入同样文本的所有单元格,然后输入该文本,再按下"Ctrl+Enter键即可。
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    第八招--批量输入单位定义格式法。
    有时我们需要给输入的数值加上单位(如“平方米“等),少量的我们可以直接输入,而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。
    我们?quot;自定义”单元格格式的方法来实现单位的自动输入:
    步骤:选定单元格,按CTRL+1打开“单元格格式”对话框在“数字”标签中,选中“分类”下面的“自定义“选项,再在“类型“下面的方框中输入G通用格式“平方米”,按下确定键后,单位(平方米)即一次性加到相应数值的后面。
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    第九招--输入已输过的数据
如果要输入前面已经输入过的内容,直接按Alt+l键,弹出下来列表,按方向键选择,按ENTER输入
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    第十招--零找碎敲法。
    下面这些方法与输入看起来没有直接的关系,但简化了设置过程,自然也就提高了录入速度:
    ①WPS表格输入数字时,单元格格式为数值,如果想变成文本格式,在输入这些数值时,只要在数值的前面加上一个小”””就可了(注意:该”””必须是在英文状态下输入。
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    ②如果某个单元格中输入的文本一行容不下,我们在按住"Alt"键的同时,按下“Enter"键就可以快速强行让其转行。





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